Description

Notre client dans l'industrie du transport est à la recherche d'une adjointe exécutive.

Relevant directement du Président et Chef de la direction, l'adjointe exécutive offre un soutien exécutif, administratif et de développement. C'est le principal point de contact pour les parties prenantes internes et externes pour toutes les questions relatives au président-directeur général.

Les principales tâches comprennent la planification des réunions, l'organisation des voyages et l'organisation des calendriers quotidiens. Pour réussir dans ce rôle, vous devez être proactif, respecter les délais et communiquer efficacement. Notre candidat idéal possède également une expérience pertinente et est familier avec les technologies de gestion de bureau.

En fin de compte, vous devez être capable d'identifier et de répondre aux besoins de la Présidente-Directrice générale et d'effectuer des tâches administratives pour assurer le bon déroulement de son emploi du temps.

Responsabilités :

Gérer et organiser l'agenda de la présidente/directrice générale, y compris l'ajout d'événements, la reprogrammation de rendez-vous et les briefings quotidiens.

Gérer la liste des contacts de la présidente-directrice générale.

Superviser toutes les communications entrantes et sortantes, y compris les courriels, les appels téléphoniques, les rapports et la correspondance interne.

Gérer les suivis, notamment les réunions, les courriels, les appels, les rendez-vous, les cadeaux et les notes de remerciement.

Rédiger, réviser et traduire des documents (EN/FR).

Gérer et classer des documents, des accords.

Planifier et coordonner des réunions, des déjeuners et des événements.

Superviser, réserver et gérer les préparatifs de voyage.

Assister le président-directeur général dans le cadre de diverses fonctions et événements, notamment la planification stratégique, les réunions du conseil d'administration, les conférences et les événements de renforcement de l'esprit d'équipe.

Assister le président-directeur général dans le cadre de projets ad hoc.

Représenter le président-directeur général et l'entreprise à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.

Rédiger des procès-verbaux détaillés des réunions et les distribuer en conséquence.

Veiller à ce que le président-directeur général reste concentré.

Requirements

Exigences:

Expérience confirmée en tant qu'assistant de direction, assistant administratif de direction ou dans un rôle similaire.

Excellent sens de l'organisation et capacité à penser de manière proactive et à établir des priorités dans le travail.

Excellentes compétences en communication bilingue (anglais/français), par téléphone, par courriel et en personne.

Expérience avancée de MS Office, notamment Teams, Planner, OneNote.

Expérience de l'exercice de la discrétion et de la confidentialité avec des informations sensibles.

Diplôme universitaire en communication/relations publiques ou équivalent